Wir, die act’o-soft GmbH Informationssysteme, Brackweder Str. 51, 33790 Halle (Westf.), post@actosoft.de als verantwortliche Stelle möchten Ihnen nachstehend erklären, welche Daten wir von Ihnen wie verarbeiten.
Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter Herr Thomas Werning gerne zur Verfügung.
Dieser ist erreichbar unter:
werning.com GmbH – Dieselstraße 12 – 32791 Lage,
E-Mail: datenschutz@actosoft.de, Tel.: +49 5232 980-4700
Mit diesen Datenschutzpflichtinformationen kommen wir als verantwortliche Stelle unserer Informationspflicht gemäß Art. 12-14 DSGVO nach.
Nachfolgend finden Sie Informationen, welche personenbezogenen Daten (dies sind alle Daten, die Sie als natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) identifizieren oder identifizierbar machen) erhoben werden können.
Das sind zum Beispiel:
Soweit Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, steht Ihnen ein Beschwerderecht gegenüber der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, https://www.ldi.nrw.de/ sowie bei jeder anderen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Daten, die wir im Rahmen der Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen. Entweder bei Interessenten- und Kontaktanfragen, der Auftragserteilung oder Auftragsverarbeitung (s. Punkt „Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung“).
Rechtsgrundlage:
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Durchführung des Vertrags erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Nutzung für Direktwerbung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Es ist unser berechtigtes Interesse, Sie im Wege der Direktwerbung auf besondere Angebote aufmerksam zu machen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt, soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben, wie z.B. im Rahmen der Steuergesetze an das Finanzamt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind bzw. nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (wie zum Beispiel steuer- und handelsrechtlich relevante Buchungsunterlagen: 10 Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre; Aufzeichnungen über Lieferanten, Art, Menge, Erwerb, Abgabe: 3 Jahre).
Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung jederzeit zu widersprechen. Zudem sind Sie berechtigt, Auskunft zu den bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (s. Punkt Beschwerderecht).
Dauer der Speicherung von Daten
Nach Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung werden Ihre personenbezogenen Daten- zum Zweck der gesetzlichen Gewährleistung für 2 Jahre - zur Erfüllung der Garantiebedingungen für 5 Jahre - zum Zweck der (im Zeitpunkt des Vertragsschlusses oder zu einem späteren Zeitpunkt gewünschten) Durchführung von Folgeaufträgen für 5 Jahre und - für steuerrechtliche Zwecke 10 Jahre gespeichert.
Löschung von Daten
Spätestens nach Ablauf der zuvor genannten Fristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.
Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Daten, die wir im Rahmen der Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen bei der Auftragserteilung oder Auftragsverarbeitung (s. Punkt „Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung“).
Rechtsgrundlage:
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Durchführung des Vertrags erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt, soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben, wie z.B. im Rahmen der Steuergesetze an das Finanzamt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind bzw. nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (wie zum Beispiel steuer- und handelsrechtlich relevante Buchungsunterlagen: 10 Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre; Aufzeichnungen über Lieferanten, Art, Menge, Erwerb, Abgabe: 3 Jahre).
Sie sind berechtigt, Auskunft zu den bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (s. Punkt Beschwerderecht).
Siehe gesonderte und auszuhändigende Vorlage an Beschäftigte.
Findet derzeit nicht statt
Zweck der Verarbeitung
Bewerbungen, per E-Mail oder postalisch: Bewerben Sie sich bei uns aufgrund einer Stellenanzeige, werden wir Ihre personenbezogenen Daten wie Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Foto) erheben und für die Dauer des Auswahlverfahrens speichern.
Ihre Daten werden ausschließlich von hierzu befugten Personen der Personalabteilung bzw. der Geschäftsführung zur Bearbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens verwendet. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt.
Sollte die konkrete Stelle, auf die Sie sich bewerben, schon anderweitig vergeben worden sein, Sie aber aufgrund Ihres Profils für eine spätere Mitarbeit oder die Mitarbeit in einem Partner- oder Tochterunternehmen in Frage kommen, werden wir vor einer weiteren Speicherung oder Weiterleitung der Bewerbung Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen, es sei denn Sie haben bereits in Ihrer Bewerbung einer derartigen Speicherung bzw. Weiterleitung zugestimmt.
Wenn Sie sich initiativ bei uns bewerben und hierfür unsere allgemeine Kontakt-E-Mail-Adresse verwenden, kann der Inhalt Ihrer Bewerbungsmail von hierzu nicht befugtem Personal eingesehen werden. Es besteht die Vorgabe, dass die Bewerbungsunterlagen ungeöffnet sofort der Personalabteilung weitergeleitet werden und die Eingangsmail gelöscht wird. Wenn Sie dies ausschließen möchten, bitten wir vor Ihrer Initiativbewerbung um telefonische Kontaktaufnahme, damit Ihnen die Kontaktdaten der richtigen Ansprechperson mitgeteilt werden können.
Bei der Anmeldung/Bewerbung (online, per E-Mail oder postalisch) für Praktika, zu Girls’Days/Boys Days, zu Berufsfelderkundungen und zu Besuchen in unserem Unternehmen (z. B. Informatikkurse erhalten einen Einblick ins Unternehmen), werden wir Ihre personenbezogenen Daten, wie z. B. Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Alter, Klasse, Anlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Foto) erheben und für die Dauer des Auswahlverfahrens speichern. Bei gesonderter Zustimmung werden die personenbezogenen Daten für 36 Monate gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, zur Verarbeitung vorvertraglicher Maßnahmen.
Außerdem greift Art. 6 Abs. 1 (a) DSGVO, in dem Fall, in dem wir die Daten von Praktikanten / Schülern für 36 Monate speichern und die Einwilligung vorliegt.
Die Daten werden, wenn Sie uns nichts Gegenteiliges mitteilen, 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht bzw. bei postalischen Bewerbungen vernichtet. Auf Grund der langen Bewerbungs- und Auswahlfristen bei Auszubildenden speichern wir deren Daten in Deutschland bis zu 18 Monate.
Die zuvor genannten Daten von Praktikanten bzw. Schülern werden nach Ablauf des Auswahlverfahrens bzw. Beendigung des Praktikums, der Berufsfelderkundung, des Girls’Days bzw. BoysDays oder des Besuchs in unseren Räumen (z. B. Informatikkurs) automatisch gelöscht, sofern keine gesonderte Zustimmung zur Speicherung der personenbezogenen Daten für 36 Monate erteilt wurde. Liegt diese Zustimmung der Datenspeicherung allerdings vor, werden die Daten automatisch nach 36 Monaten gelöscht, sofern nicht eine erneute Einwilligung eingeholt wurde.
Ihnen stehen, bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen, folgende Rechte zu: Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten; Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, sowie auf Datenübertragbarkeit. Weiterhin haben Sie selbstverständlich jederzeit die Möglichkeit die Löschung bzw. Vernichtung Ihrer sämtlichen Bewerbungsunterlagen zu veranlassen in dem Sie uns eine E-Mail an: datenschutz@actosoft.de senden.
Zweck der Verarbeitung
Sofern Sie sich zu einer Veranstaltung, einem Workshop oder eine Videokonferenz anmelden speichern wir den Vor- und Nachnamen, die Firma und die E-Mail-Adresse. Wird sich per E-Mail dazu angemeldet, erheben und speichern wir die E-Mail-Adresse und die in der E-Mail enthaltenen Daten.
Diese personenbezogenen Daten nutzen wir ausschließlich für Veranstaltungs- und Workshop-Zwecke. Das ermöglicht uns die Teilnahme zu bestätigen, im Vorfeld Informationen auszutauschen, Fragen zu beantworten, ggfs. die Erstellung von Namensschildern und Teilnehmerlisten oder auch das anschließende Versenden von Dokumentationsunterlagen.
Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen im Rahmen von online Workshops oder Videoberatungen nutzen wir Dienstleister im Rahmen von Auftragsdatenverarbeitungen.
Für den Beitritt zu einem online Workshop oder Videoberatung ist die Angabe eines Namens erforderlich. Sie können auch ein Pseudonym vergeben. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist nicht erforderlich. Ihre Angaben werden in unserem Administrationsbereich gespeichert.
Wenn Sie Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera aktivieren werden Ton- und Videodaten verarbeitet und wiedergegeben. Sie können den Zugriff jederzeit über die Schaltflächen mit den jeweiligen Symbolen wieder deaktivieren. Die Teilnahme ist auch möglich, wenn Sie den Zugriff deaktivieren. Es besteht auch die Möglichkeit in einem Gruppenchat Textnachrichten auszutauschen. Diese Nachrichten sind evtl. für alle Teilnehmenden sichtbar.
Wenn Sie die Funktion „Bildschirm übertragen auswählen“ wird Ihr angezeigter Bildschirminhalt allen anderen Teilnehmenden angezeigt. Sie sollten daher, bevor Sie die Funktion nutzen sicherstellen, dass keine sensiblen Daten auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden. Sie können die Funktion über die entsprechende Schaltfläche jederzeit wieder deaktivieren.
Sollten der online Workshop oder die Videoberatung aufgezeichnet werden erkennen Sie dies an einem roten Symbol im Bildschirmbereich und werden zuvor darüber informiert. In diesem Fall werden alle Video- und Audiodaten von uns gespeichert.
Hinweis: Wenn Sie die Internetseiten des jeweiligen Anbieters besuchen oder die Anwendung des Anbieters auf ihrem Gerät installieren, richtet sich die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach den Datenschutzbestimmungen des Anbieters.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 (f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effektiven Durchführung von online Workshops und Videoberatungen. Im Rahmen einer bestehenden oder anbahnenden Vertragsbeziehung ist zudem Art. 6 Abs. 1 (b) DSGVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Eine Aufzeichnung erfolgt ausschließlich, wenn wir Sie hierüber im Voraus informiert haben und Sie in die Aufzeichnung eingewilligt haben. Die Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 (a) DSGVO.
Die Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wenn dies nicht zutrifft, erfolgt die Löschung der Daten wenn der Zweck der Speicherung entfallen ist.
Zum Anspruch auf Löschung und Auskunft finden sie Informationen unter „Betroffenenrechte“.
Bitte folgen Sie dem Link https://www.actosoft.de/datenschutzerklaerung zu unserer Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.
Zweck der Verarbeitung
Unser Zweck der Videoüberwachung liegt in der Vandalismus-Prävention, Schutz vor Diebstahl und Einbruch. Wir als verantwortliche Stelle verarbeiten personenbezogene Bilddateien, die wir im Rahmen der Videoüberwachung auf dem Betriebsgelände erheben.
Die Speicherdauer liegt bei 30 Tagen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Einbruchsicherung und dem Schutz unseres Eigentums und der Zutrittskontrolle.
Weitergegeben werden diese Daten nur an Ermittlungsbehörden bei Straftaten.
Sie haben das Recht, von uns als verantwortliche Stelle eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob über Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Wenn dem so ist, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten; bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (s. Punkt Beschwerderecht).
Bei Fragen dazu steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter datenschutz@actosoft.de gerne zur Verfügung.
Erfolgt derzeit nicht.
Wir setzen im Rahmen der Erbringung der Leistung für spezielle Bereiche gesondert zur Verschwiegenheit und auf Datenschutz verpflichtete Dienstleistungsunternehmen ein, wo der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.
Diese Kategorien von Empfängern sind:
Eine Weitergabe an Behörden erfolgt ausschließlich bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften.
Die Erhebung von Name, Vorname und Anschrift erfolgen ferner für Werbezwecke (Zusendung von Angeboten, Information über zusätzliche Leistungen). Der Verarbeitung für Werbezwecke kann jederzeit ohne Angabe von Gründen unter folgenden Kontaktdaten widersprochen werden: post@actosoft.de.
Mit der Datenverarbeitung zum Zweck der (im Zeitpunkt des Vertragsschlusses oder zu einem späteren Zeitpunkt gewünschten) Durchführung von Folgeaufträgen für 5 Jahre werden aus datenschutzrechtlicher Sicht berechtigte Unternehmerinteressen verfolgt. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit unter folgenden Kontaktdaten widersprechen: post@actosoft.de.
Ohne korrekte Angaben von Ihnen ist ein Vertragsabschluss in der Regel nicht möglich.
Derzeit nicht zutreffend
Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Sofern Sie eine Datenlöschung wünschen, wir aber noch gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, wird der Zugriff auf Ihre Daten eingeschränkt (gesperrt). Gleiches gilt bei einem Widerspruch. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit können Sie wahrnehmen, soweit die technischen Möglichkeiten beim Empfänger und bei uns zur Verfügung stehen.
Als Ansprechpartner zu Ihren Betroffenenrechten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter datenschutz@actosoft.de gerne zur Verfügung.
Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Pflichtinformationen jederzeit anzupassen. Dies erfolgt in der Regel bei Weiterentwicklung oder gesetzlicher Anpassung. Zu den aktuellen Pflichtinformationen gelangen Sie über einen Link (welcher in E-Mails, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. eingefügt wird) zu unserer Webseite.
Stand dieser Erklärung: 16.10.2023
Weitere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten finden Sie unter https://www.actosoft.de/datenschutzerklaerung.